Metoda 5S – jak zorganizować miejsce pracy?

  • Home
  • Blog
  • Metoda 5S – jak zorganizować miejsce pracy?

Przedsiębiorstwa nastawione na rozwój muszą być bardzo elastyczne i szybko dostosowywać się do aktualnych warunków rynkowych. W historii zarządzania znajdziemy przykłady wielu firm, w przypadku których gwałtowne i spektakularne zmiany w organizacji okazały się najlepszą decyzją. Pamiętajmy jednak, że proces restrukturyzacji to tak naprawdę ostateczność. Często lepsze rezultaty osiągniemy wtedy, gdy zmiany będą drobne i pozornie mało znaczące, ale za to systematyczne. Właśnie taka jest metoda 5S.

Koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem Lean Management (pol. szczupłe zarządzanie) co kilka lat jest rozszerzana o nowe narzędzia. Wszystkie one sprowadzają się do ograniczenia zasobów potrzebnych do produkcji (pracowników, powierzchni, czasu pracy, inwestycji) przy maksymalnym wykorzystaniu dostępnych środków. Koncepcja ta pierwszy raz znalazła zastosowanie w Japonii tuż po II wojnie światowej. Jedną z pierwszych (i fundamentalnych) wprowadzonych technik stała się metoda 5S. To system małych kroków, dzięki któremu coraz więcej przedsiębiorstw zwiększa zyski. Nic dziwnego, że także w Polsce z każdym dniem zyskuje na popularności.

My już wiemy, jak ważne jest właściwe zagospodarowanie miejsc pracy, ulepszanie standardów i identyfikowanie zagrożeń. Zapraszamy na organizowane przez nas szkolenie kadrę zarządzającą i pracowników biorących udział w procesach produkcyjnych i logistycznych oraz pracowników działów utrzymania ruchu. Eliminacja strat i standaryzacja pracy według metody 5S to szkolenie, podczas którego dowiecie się, jak perfekcyjnie zorganizować swoje miejsce pracy.

Metoda 5S – co to jest?

Metoda 5S jest zbiorem narzędzi i technik, których celem jest stworzenie i utrzymanie dobrze zorganizowanego oraz bezpiecznego stanowiska pracy. Zwolennicy tej koncepcji twierdzą, że tylko w czystym, uporządkowanym i idealnie zorganizowanym środowisku nasza produktywność jest największa. To właśnie w rękach pracowników ma leżeć odpowiedzialność za narzędzia, procesy i czynności niezbędne do wykonania pracy. W metodzie 5S stawia się na ergonomię na stanowisku pracy, przyjazne otoczenie, bezpieczeństwo, porządek i systematykę. Każdy pracownik ma mieć wokół siebie wyłącznie przedmioty, które są niezbędne do wykonywania obowiązków – niepotrzebne tylko rozproszą jego uwagę. Bardzo ważnym aspektem w metodzie 5S jest także wyeliminowanie marnotrawstwa. Przedsiębiorcy, którzy decydują się na wdrożenie 5S, szybko zauważą znaczące obniżenie kosztów działalności. Okazuje się bowiem, że wielu opłat związanych m.in. ze składowaniem i transportowaniem nadmiernych zasobów czy utratą właściwości niektórych produktów (związanej z przeterminowaniem czy wycofaniem ze sprzedaży) można łatwo uniknąć.

Metoda 5S składa się z pięciu kroków

Metoda 5S – pięć kroków do perfekcyjnej organizacji pracy

Aby lepiej zrozumieć metodę 5S, rozwińmy jej nazwę. Pochodzi ona od pierwszych liter japońskich wyrazów, które są jednocześnie pięcioma krokami postępowania. Są to kolejno: Seiri (pol. sortowanie/selekcja), Seiton (systematyka), Seiso (sprzątanie), Seiketsu (standaryzacja), Shitsuke (samodoskonalenie/samodyscyplina). Na każdy z kroków składa się szereg działań. Pierwszy z nich, sortowanie, ma na celu usunięcie ze stanowiska pracy wszystkich niepotrzebnych narzędzi – dzięki temu zyskujemy więcej miejsca. Drugi, systematyka, polega na znalezieniu odpowiednich, stałych miejsc dla najpotrzebniejszych rzeczy – mamy łatwy dostęp do każdego narzędzia. Kolejny etap, chyba najbardziej kontrowersyjny, to sprzątanie. Tak, zgadza się – uporządkowaniem i wyczyszczeniem naszego stanowiska pracy zajmujemy się my sami, a nie firma sprzątająca. Uczy nas to samodyscypliny i dbałości o własne narzędzia. Czwarty krok to standaryzacja, w myśl której należy stabilizować i doskonalić wdrożone wcześniej rozwiązania. Piąty krok, samodyscyplina wieńczy metodę 5S, ale też rozpoczyna dalszą drogę do doskonalenia. Dbamy o to, co osiągnęliśmy do tej pory.

Perfekcyjna organizacja pracy

Jak wdrożyć metodę 5S?

Przedsiębiorcy, którzy chcą poprawić kondycję swojej firmy, nie muszą od razu decydować się na radykalne cięcia. Niejednokrotnie okazuje się, że lepsze rezultaty można osiągnąć dzięki polepszeniu kontaktu z pracownikami oraz systematycznym wprowadzaniu małych zmian. Nie dziwi więc fakt, że metoda 5S jest jednym z pierwszych narzędzi Lean Managementu, na który decydują się menadżerowie. Zanim jednak zdecydujemy się wdrożyć metodę 5S w organizacji, powinniśmy pamiętać o odpowiednim przygotowaniu i zmotywowaniu pracowników. Najtrudniej zmienia się dotychczasowe przyzwyczajenia, ale jeśli udowodnimy, z jakimi korzyściami będą wiązały się zmiany, będzie dużo łatwiej. W porównaniu do innych, bardziej spektakularnych i gwałtownych rozwiązań (na przykład cięcia etatów), metoda 5S jest zwykle mile widziana wśród pracowników. Zmiany leżą nie tylko w rękach kierownictwa – odpowiedzialni są za nie wszyscy członkowie zespołu. Systematyczne wdrażanie kolejnych działań szybko przyniesie wymierne korzyści.

Wszyscy pracownicy mają wpływ na rezultaty wdrożonej metody 5S

Metoda 5S – korzyści z wdrożenia

Metoda 5S opiera się na wspólnym szukaniu rozwiązań, wzajemnym szacunku i rozmowie. Skorzystają na niej nie tylko menadżerowie, ale też wszyscy pracownicy. Czyste, bezpieczne i dobrze zorganizowane stanowisko znacząco wpływa na jakość pracy. Jest ona efektywniejsza i wydajniejsza, zmniejsza się ilość wypadków przy pracy, a pracownicy rzadziej popełniają błędy. Łatwiej skupić im się na swoich obowiązkach, bo niepotrzebne przedmioty nie odwracają ich uwagi. Pracodawcy obniżają koszty produkcji dzięki eliminacji marnotrawstwa. Przestrzeń jest właściwie zagospodarowana, dzięki czemu często możliwe jest zrezygnowanie z opłacania dodatkowej powierzchni produkcyjnej lub administracyjnej. Wzrasta jakość oferowanych usług, a porządek i dobra organizacja miejsca pracy wpływa na lepszą atmosferę. Z pewnością zauważą to nasi klienci.