Raport 8D – osiem kroków do rozwiązania problemu

  • Home
  • Blog
  • Raport 8D – osiem kroków do rozwiązania problemu

Wszyscy mamy problemy, ale nie wszyscy wiemy, jak je skutecznie rozwiązać i sprawić, by nie nawracały. Całe szczęście, istnieje metoda, która pozwoli nam podejść do tego trudnego zadania w sposób kompleksowy i usystematyzowany. Poznajcie narzędzie, które zostało opracowane przez amerykańską armię, a następnie rozpowszechnione przez Forda. To raport 8D.

Henry Ford, założyciel Ford Motor Company, stwierdził, że „więcej ludzi marnuje czas i energię roztrząsając problemy niż rzeczywiście próbując je rozwiązać”. To jedno zdanie chyba najlepiej obrazuje istotę raportu 8D, jednego z najważniejszych narzędzi w branży automotive, w której wymagania jakościowe są zdecydowanie najwyższe. I choć o optymalizacji procesów w przemyśle samochodowym można napisać wiele, my spróbujemy spojrzeć na raport 8D z dużo szerszej perspektywy. Jest uniwersalny, nie ogranicza się do jednej branży. Sprawdza się w małych przedsiębiorstwach oraz ogromnych, międzynarodowych koncernach. Jesteście ciekawi?

Serdecznie zapraszamy członków multidyscyplinarnych zespołów zadaniowych, specjalistów projektowania i rozwoju wyrobu i procesów produkcyjnych, specjalistów kontroli jakości i współpracy z klientem oraz zarządzających współpracą z dostawcami do wzięcia udziału w organizowanym przez nas szkoleniu. Analiza reklamacji i techniki rozwiązywania problemów z wykorzystaniem raportu 8D to szkolenie, podczas którego dowiecie się, jak sprawnie przejść przez proces reklamacji oraz jak zapobiec ponownemu pojawianiu się problemu.

Raport 8D – co to jest?

Raport 8D jest usystematyzowaną formą opisywania i rozwiązywania problemów oraz ciągłego doskonalenia organizacji. Pomaga w zlokalizowaniu przyczyn pojawiających się trudności i wdrożeniu działań, dzięki którym nie będą się one pojawiać w przyszłości. Narzędzie to jest bardzo często wykorzystywane w procesach reklamacyjnych, jednak na tym jego możliwości się nie kończą. Z powodzeniem można stosować go w przypadku wszystkich przeszkód i usterek, które zdarzają się w każdym przedsiębiorstwie. Nazwa raportu 8D nawiązuje do ośmiu kroków, które trzeba podjąć, by osiągnąć wyznaczony cel. Pierwsze cztery etapy obejmują powołanie grupy roboczej, opisanie problemu, zastosowanie akcji doraźnych oraz znalezienie przyczyny źródłowej. Kolejne kroki wcielamy w życie, gdy znamy już przyczynę problemu. Podejmujemy wówczas akcje korygujące (które następnie weryfikujemy) i akcje zapobiegawcze. W ostatnim etapie oceniamy i zamykamy raport. Metoda jest przejrzysta, szybka i logiczna, a każdy krok precyzyjnie sformułowany. Poniżej omówimy każdy z nich.

Raport 8D składa się z ośmiu kroków

Root Cause Analysis, czyli poznaj wroga

Celem pierwszych czterech kroków raportu 8D jest znalezienie przyczyny źródłowej (Root Cause Analysis, w skrócie: RCA). Aby do niej dotrzeć, musimy się odpowiednio przygotować. W pierwszej kolejności powołajmy grupę roboczą i wybierzmy lidera. Niezaprzeczalną zaletą raportu 8D jest właśnie jej interdyscyplinarność, czyli możliwość pracy zespołowej oraz dzielenia się swoimi doświadczeniami i spostrzeżeniami. Na czele kilkuosobowej grupy doskonale znającej wyrób oraz proces jego realizacji powinien stanąć lider. W kolejnym kroku podejmujemy się dogłębnego poznania i opisania problemu. W analizie powinniśmy zamieścić szczegółowy opis zdarzenia (okoliczności, miejsce, czas, dane dotyczące wyrobu i zagrożenia dla klienta). Trzeci etap polega na wdrożeniu akcji natychmiastowych – mają na celu ochronę klienta przed skutkami problemu, zanim zostanie on rozwiązany. Często są to szczegółowe kontrole, wysyłanie informacji do klienta o wadliwym produkcie bądź wstrzymanie przesyłek. W czwartym – najtrudniejszym – kroku należy dokładnie przeanalizować wszystkie zebrane dane i zdefiniować przyczynę źródłową. Pomocna może okazać się metoda 5 Why.

Przykład metody 5 Why

Przedsiębiorco, nic nie dzieje się bez przyczyny

Jeśli zrobiliśmy burzę mózgów, sprawdziliśmy wszystkie tropy i w końcu znaleźliśmy przyczynę problemu, możemy przejść do piątego kroku. Podejmujemy w nim akcje korygujące, które najczęściej polegają na wprowadzeniu dodatkowych kontroli lub procesów oraz naprawie wadliwych wyrobów. Powinny być to trwałe działania, które pozwolą uniknąć problemu w przyszłości. Szósty etap to weryfikacja działań korygujących – sprawdzamy, czy przynoszą oczekiwany rezultat. Jeśli nie, wracamy do kroku czwartego. Weryfikacja powinna opierać się na mierzalnych wskaźnikach mówiących o ilości wad lub stabilności procesu. W siódmym kroku podejmujemy działania zapobiegawcze. Powinny one zastąpić akcje korekcyjne – dzięki nim zabezpieczamy się przed ponownym wystąpieniem problemu. Ostatni krok to ocena wszystkich prowadzonych czynności – powinna być obiektywna i rzetelna. Udało się? Pogratulujmy sobie – przecież wykonaliśmy kawał dobrej roboty! Przenieśmy naszą analizę do archiwum (być może zebrane w niej dane znów okażą się kiedyś potrzebne) i zamknijmy raport 8D.

Raport 8D zapobiega ponownemu pojawianiu się problemu

Raport 8D – w każdej gałęzi przemysłu

Raport 8D świetnie sprawdzi się przy rozpatrywaniu reklamacji, jak i przy rozwiązywaniu wszystkich innych problemów, które pojawiają się w każdym przedsiębiorstwie. Dzięki przeprowadzonej analizie i wprowadzeniu nowych rozwiązań często udaje się pożegnać niedogodności, które pojawiają się w codziennym kontakcie z klientem. Raport 8D jest metodą pracochłonną, angażuje wielu pracowników, ale za to przynosi niezwykłe rezultaty. Dzięki wdrożonym zmianom będzie nam pracować się łatwiej, a klienci będą nas darzyli większym zaufaniem. Pamiętajmy jednak o tym, by nie poprzestawać na działaniach doraźnych – one nie wyeliminują źródła problemu. Nie pomijajmy żadnego kroku. Powoli i skrupulatnie wypełniajmy wszystkie zadania. Ostatni krok, ocena i zamknięcie raportu 8D, to gwarancja tego, że dotychczasowy problem nie powróci w przyszłości.